Gemäß § 20 WEG obliegt die Verwaltung den Wohnungseigentümern und dem Verwalter. Das oberste Verwaltungsorgan der Gemeinschaft ist die Wohnungseigentümerversammlung, § 23 WEG, die mindestens einmal im Jahr tagt (siehe auch: Eigentümerversammlung). Die Bestellung eines Verwalters ist im Gesetz nicht vorgeschrieben, jedoch bei größeren Wohnungseigentümergemeinschaften gängige Praxis. Der Verwalter als nachrangiges Organ koordiniert und führt den Verwaltungswillen der Gemeinschaft aus.
Die Aufgaben und Befugnisse eines Verwalters sind vor allem in den §§ 27, 28 WEG geregelt. Gegenstand der Verwaltung ist das Gemeinschaftseigentum. Verwaltung bedeutet unter anderem Geschäftsführung und Unterhaltung des Gemeinschaftseigentums, Werterhaltung und in bestimmtem Umfang auch Wertverbesserung, Störungs- und Schadensabwehr sowie Koordination und Ausführung von Vereinbarungen und Eigentümerbeschlüssen. Insbesondere hat der Verwalter einen Wirtschaftsplan und eine Jahresabrechnung (in der Eigentümerversammlung) vorzustellen, über die die Eigentümer per Beschluss entscheiden.
Der Verwalter ist gesetzlicher Vertreter der Eigentümer. Verwalter kann jede natürliche Person sein. Aber auch juristische Personen und Handelsgesellschaften, wie OHG, KG, GmbH oder AG können Verwalter sein.
Der Verwalter kann in der Teilungsurkunde bestellt werden. Der Verwalter kann auch durch Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung bestellt werden. Dies stellt sich meist so dar, dass die Eigentümer den Beschluss fassen, den Vertrag mit dem Verwalter zu schließen. Hierzu wird dann jemand oder ein Gremium, beispielsweise der Verwaltungsbeirat, ermächtigt. Der Verwalter muss dieses Vertragsangebot dann annehmen, damit er ordnungsgemäß bestellt sein kann. Die Bestellung des Verwalters darf gem. § 26 WEG zunächst nur für fünf Jahre, im Falle der ersten Bestellung nach Begründung für drei Jahre befristet erfolgen. Die wiederholte Bestellung, jeweils wieder auf fünf Jahre befristet, ist zulässig.
Der Verwaltervertrag ist meist als entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag im Sinne des § 675 BGB zu klassifizieren. Der Verwaltervertrag kommt mit der rechtsfähigen Gemeinschaft zustande, nicht mit den einzelnen Wohnungseigentümern. Zu unterscheiden ist dabei zwischen der Bestellung des Verwalters und dem Abschluss des Verwaltervertrages. Spätestens mit er Aufnahme der Verwaltertätigkeit kommt der Vertrag zustande. Der Verwaltervertrag endet mit Ablauf der vereinbarten Dauer, maximal nach der Höchstdauer von 5 Jahren, wenn er dann nicht verlängert wird. Der Verwalter kann fällige Vergütungsansprüche der Gemeinschaftskasse entnehmen, da die Verwaltervergütung ein Bestandteil der gemeinschaftlichen Kosten ist.
Die Wohnungseigentümer können grundsätzlich jederzeit mit Stimmenmehrheit die Abberufung des Verwalters beschließen. Unterschieden werden muss zwischen der Abberufung des Verwalters und der Kündigung des Verwaltervertrages. Diese Differenzierung zwischen der Abberufung und der Kündigung des Verwaltervertrages wird beispielsweise in folgendem Fall relevant: Die Eigentümer fassen zunächst den Beschluss der Verwalterabberufung. Sodann kündigen diese den mit dem Verwalter geschlossenen Vertrag außerordentlich, hilfsweise ordentlich. Wenn der Verwalter dann den Abberufungsbeschluss vor Gericht wirksam anficht, endet der Vertrag mit der Frist für die ordentliche Kündigung, aber der Verwalter bleibt im Amt. Der Verwalter hat aber weiterhin die Mindestaufgaben und -befugnisse des § 27 WEG und Anspruch auf die übliche Vergütung, nicht die im Vertrag vereinbarte.
Erfüllt der Verwalter seine Verpflichtungen aus dem Verwaltervertrag nicht oder nicht ordnungsgemäß, so ist er der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und den Eigentümern zum Ersatz des aus dieser Pflichtverletzung entstandenen Schadens verpflichtet, § 280 BGB. Da es jedoch viele Einzelfragen hierzu gibt und es immer auf den Einzelfall ankommt ist im Zweifel empfehlenswert, sich bei Bedarf anwaltlichen Rat einzuholen.
In den meisten der jährlichen Wohnungseigentümerversammlungen wird auch über die Entlastung des Verwalters beschlossen. Mit der Entlastung des Verwalters billigen die Eigentümer das bisher bekannte bzw. erkennbare Verwalterhandeln für einen bestimmten Zeitraum. Die Entlastung hat auch rechtliche Folgen. Mit der Entlastung verlieren Wohnungseigentümer ihren Anspruch auf Schadensersatz für alle Fehler und Schäden, die der Verwalter vor der Entlastung begangen hat und die den Wohnungseigentümern bekannt waren oder erkennbar gewesen wären.
