Einen Teil der monatlichen Summe, die der Mieter an den Vermieter zahlt, sind die Betriebs- bzw. Nebenkosten. Von einer Nettokaltmiete wird gesprochen, wenn alle Betriebskosten aus der Miete herausgerechnet worden und diese Betriebskosten gesondert ausgewiesen werden. Eine Teilinklusivmiete liegt vor, wenn nur einige Posten der Betriebskosten gesondert ausgewiesen werden. Die Kaltmiete beinhaltet weder gesondert ausgewiesene Betriebskosten noch die Heizkosten, die dann zusätzlich vom Mieter zu tragen sind. Eine Inklusivmiete enthält demgegenüber bereits alle monatlichen Zahlungsverpflichtungen des Mieters.
Betriebskosten sind die in der Betriebskostenverordnung definierten Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Dies umfasst beispielsweise die Grundsteuer, die Kosten für die Wasserversorgung, Heizkosten, Aufzugskosten, Müllgebühren oder Kosten der Gebäudereinigung, vgl. ausführlich § 2 der Betriebskostenverordnung.
Gemäß § 535 Abs. 1 S. 3 BGB hat grundsätzlich der Vermieter alle auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen. Gemäß §556 BGB können die Vertragsparteien vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Aus diesem Grund wird eine Vereinbarung, dass der Mieter diese Kosten zu tragen hat, in den allermeisten Verträgen bestehen. Diese Vereinbarung im Mietvertrag muss hinreichend bestimmt sein, sonst kann sie im Zweifel unwirksam sein. Für die Einbeziehung der gängigen Betriebskosten reicht ein Verweis auf § 2 der Betriebskostenverordnung grundsätzlich aus (BGH, NJW-RR 2004, 875). „Sonstige" Betriebskosten im Sinne von § 2 Nr. 17 Betriebskostenverordnung müssen, wenn sie an dem Objekt anfallen, im Mietvertrag konkret angegeben werden, da sie sonst nicht Teil der Vereinbarung sind.
Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung gezahlt werden und entsprechend im Mietvertrag ausgewiesen werden, wobei Vorauszahlungen für Betriebskosten nur in angemessener Höhe vereinbart werden dürfen, § 556 Abs. 2 BGB.
Werden (feste) Pauschalen vereinbart, trägt der Vermieter das Risiko einer Kostensteigerung der Betriebskosten. Eine Abrechnung über die Betriebskosten erfolgt in diesem Fall nicht. Nachforderungen kann der Vermieter regelmäßig nicht geltend machen. Eine Erhöhung der Pauschale kann nicht einseitig vorgegeben werden, sondern ist nur in Form einer Vereinbarung mit Zustimmung des Mieters möglich.
Einigen sich die Parteien auf Vorauszahlungen, so ist gem. § 556 Abs. 3 BGB über diese Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abzurechnen. Wenn sich die Betriebskostenvorauszahlung nach der Abrechnung als zu niedrig erweist, steht dem Vermieter nach § 560 Abs. 4 BGB das Recht zu, nach einer formell und inhaltlich korrekten Abrechnung eine Anpassung der Höhe der Vorauszahlung vorzunehmen. Ebenso hat der Mieter das Recht, eine Veränderung der Vorauszahlung zu seinen Gunsten zu fordern, wenn sich nach der Abrechnung ein hohes Guthaben ergibt.
Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen, § 556 Abs. 3 BGB. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Es kommt für die Wahrung der Frist auf den Zeitpunkt an, an dem die Abrechnung den Mieter erreicht, nicht auf das Absenden des Vermieters (BGH NJW 2009, 2197).
Ist die Abrechnung nicht verständlich, so ist sie formell unwirksam (BGH NJW 2008, 2258). Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, § 556 Abs. 3 BGB. Eine zum Nachteil des Mieters hiervon abweichende Vereinbarung ist unwirksam.
Ist im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung Bezug genommen worden, so umfasst das auch neu eingeführte Betriebskosten, die bisher noch nicht berücksichtigt wurden, beispielsweise neue Sach- oder Haftpflichtversicherungen. Entstehen neue Betriebskosten, beispielsweise nach dem Einbau eines Aufzugs, können solche neuen Betriebskosten, wenn dies dem Mieter ordnungsgemäß angekündigt wurde, umgelegt werden. Fehlt eine klare Vereinbarung über die abzurechnenden Betriebskosten, ist von einer Inklusivmiete auszugehen, also anzunehmen, dass alle Kosten durch diesen Betrag gedeckt sind. Haben die Parteien die Übernahme der Betriebskosten durch den Mieter vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften oder Vereinbarungen nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen, § 556 a Abs. 1 BGB. Dabei ist von der im Mietvertrag bestimmten Wohnfläche auszugehen. Derzeit sind gesetzgeberische Bestrebungen zur Verbindlichkeit der tatsächlichen Wohnfläche im Gespräch (vgl. Fläche). Alternativ kann eine Umlage nach Köpfen, also nach Personen, die in den Wohnungen leben, erfolgen.
Im Mietvertrag sollte vereinbart werden, dass sich der Mieter selber für die Lieferung von Wasser, Strom etc. einen Vertragspartner sucht. Eine Abrechnung über den Vermieter und anteilig in der Betriebskostenabrechnung kann zu Problemen für den Mieter führen, wenn sich der Vermieter dem Versorgungsunternehmen gegenüber nicht vertragsgetreu verhält.
Findet während der Abrechnungsperiode ein Mieterwechsel statt, sind die Betriebskosten anteilmäßig auf den alten und neuen Mieter zu verteilen. Die Kosten der Verbrauchserfassung und der Abrechnung von Betriebskosten, die wegen des Auszuges eines Mieters vor Ablauf der Abrechnungsperiode entstehen, sind keine Betriebskosten, sondern Verwaltungskosten, die in Ermangelung anderweitiger vertraglicher Regelungen dem Vermieter zur Last fallen (BGH NJW 2008, 575). Im Zweifel sollte bei Problemen hinsichtlich der Abrechnungen rechtlicher Rat eingeholt werden.
